El reto
El presupuesto anual se montaba a mano en un Excel. Probar un escenario distinto quería decir rehacer los números, y el reparto no distinguía ni la semana concreta ni los días que cada centro cerraba.
La solución
Aplicación a medida sobre Budibase que parte de la venta diaria por centro guardada en SQL Server y hace la media de los tres últimos años, neutralizando el efecto de los festivos. Desde el formulario se ajusta el porcentaje de mejora semana a semana y centro a centro, y el presupuesto se recalcula al momento. El escenario definitivo vuelve a SQL Server para seguir su cumplimiento en el BI.
- 10 centros
- cada uno con su calendario de festivos
- 3 años
- de histórico de venta diaria por centro
Cómo funciona
La venta diaria, centro a centro
El punto de partida no es una cifra anual sino la venta de cada día en cada centro, que ya vive en el modelo de datos de SQL Server.
Media de tres años, sin ruido de festivos
Se calcula la media de los tres últimos años. Los días que un centro cerró no cuentan como venta cero: se neutralizan, porque si no un festivo hundiría la media de aquella semana año tras año.
Budibase: código abierto y sin licencias
La aplicación está hecha con Budibase, software de código abierto y gratuito. No hay licencias por usuario ni dependencia de un proveedor: la herramienta es del cliente y la puede hacer crecer cuando le convenga.
El ajuste, semana a semana y centro a centro
En el formulario se indica qué porcentaje de mejora se espera de cada semana y de cada centro. No es un porcentaje global: una semana de campaña y una de enero pueden llevar objetivos distintos dentro del mismo centro.
El presupuesto, por semana ISO
El resultado se reparte por semana ISO y aplica el calendario de festivos de cada centro para el año que viene. Cada cambio en el formulario recalcula el escenario entero al momento.
De vuelta al BI
Cuando el escenario convence, se envía desde la aplicación a SQL Server. A partir de ahí el presupuesto vive en el mismo modelo que la venta, y en el cuadro de mando se puede seguir el cumplimiento: venta real contra presupuesto, por semana y por centro.
Detalles que importan
- Por qué semana ISO
- Las semanas ISO siempre tienen siete días y empiezan en lunes, y no quedan partidas entre dos meses. Eso permite comparar lunes con lunes y domingo con domingo: presupuesto y venta real se ponen uno al lado del otro sin ninguna corrección.
- Los festivos, centro a centro
- Cada centro tiene su calendario, festivos locales incluidos. Un reparto a partes iguales asigna venta a días en que la tienda está cerrada, y después todo el seguimiento queda descuadrado.
- Escenarios, no una cifra
- Como el cálculo es inmediato, se pueden probar escenarios y compararlos antes de decidir. En la hoja de cálculo, cada escenario quería decir rehacer el trabajo.
El resultado
El presupuesto ha dejado de ser un documento que se monta una vez al año y cuesta de tocar. Ahora es una herramienta: se prueba un escenario, se ve el resultado al momento y se cierra cuando convence. Y como el definitivo vuelve al mismo modelo de datos donde vive la venta, el seguimiento del cumplimiento sale solo en el cuadro de mando, semana a semana y centro a centro.
- Al momento
- cada cambio de porcentaje recalcula el escenario entero
- Semana a semana
- se corrige un centro o una semana sin tocar el resto
- Directo al BI
- el escenario elegido sube a SQL Server sin pasar por ningún Excel
- Cero licencias
- Budibase es código abierto: sumar usuarios no encarece nada
Con qué está hecho
- Budibase
- SQL Server
